Quản lý công nợ khách hàng tuy là một vấn đề không quá mới mẻ nhưng thường gây nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ bật mí các cách giúp bạn quản lý công nợ hiệu quả hơn.

Khái niệm về quản lý công nợ khách hàng

Đây là quá trình ghi nhận và theo dõi các khoản sẽ phải thu của khách hàng khi bán các dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung ứng phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một doanh nghiệp hay cá nhân khác để doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Phân loại công nợ

Có các loại công nợ cần chú ý như sau:

Những khoản phải thu của khách hàng: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã cung ứng các sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao động, dịch vụ cho các khách hàng nhưng tiền chưa thu được.
Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến thiết bị, công cụ dụng cụ, vật tư, hàng hóa, dụng cụ, dịch vụ,…phát sinh trong khi hoạt động kinh doanh mà công ty đã mua từ người bán nhưng chưa trả tiền.
Những khoản phải thu, phải trả khác:
Các khoản phải thu khác: tạm ứng, thu nội bộ, ký cược, ký quỹ như: các giá trị tài sản thiếu mà chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải được thu như bồi thường về vật chất do cá nhân hay cả tập thể gây ra sự hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.
Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân… Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.
Cách quản lý công nợ hiệu quả:

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh:

Một quy trình quản lý công nợ phù hợp với tiêu chuẩn của doanh nghiệp cần phải bao gồm: phân công rõ ràng nhiệm vụ của nhân viên liên quan đến khách hàng, đặt ra những nguyên tắc cụ thể về việc nhắc nhở khách hàng, cũng như khoảng thời gian nhắc nhở… Người làm kế toán công nợ cần phải hiểu rõ quy trình kế toán: kiểm tra chứng từ, lưu chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…

Để nắm bắt được công nợ khách hàng và cập nhật những thay đổi mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán phải có file theo dõi, có thể dùng excel hoặc phần mềm kế toán. Dựa vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi liên tục và thường xuyên.

2. Kiểm tra khoản phải thu định kỳ, liên tục:

Bộ phận kế toán công nợ phải liên tục kiểm tra thời hạn phải thu của các khoản nợ, đánh giá các khoản phải thu qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân biệt khách nợ, sớm nhận biết các khoản nợ có vấn đề, nhằm có cách giải quyết kịp thời, tránh để nợ quá hạn chồng chất nhiều.

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động soạn biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần soạn như là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…

3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng:

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng quan tâm tới việc nay. Kế toán công nợ phải theo dõi sát sao đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian. Tránh lỗi lầm, mất mát, chậm trễ. Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoá đơn được gửi tới phòng kế toán của khách hàng.

Làm như vậy để tránh được tình trạng lạc mất hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán. Mẹo nhỏ cho các doanh nghiệp, khi gửi hóa đơn đến khách hàng thì nên đi kèm cùng những câu nhắc nhở hay những câu lệnh mang tính cấp bách để khách hàng thấy được sự quan trọng của việc trả tiền đúng hạn. Ví dụ: thay vì nói “Quý khách hàng có thể thực hiện chi trả trong vòng 30 ngày” thì nên nói là “hạn cuối để Quý khách hàng thực hiện chi trả là ngày 30/10”.

4. Gọi điện thoại nhắc nợ:

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng dễ chịu, thoải mái.

Cần lưu ý nên tránh liên hệ cho khách hàng vào những lúc đầu năm, đầu tháng hay đầu tuần vì nếu xử lý không khéo sẽ dễ gây căng thẳng, khó chịu cho bên đối tác. Thêm nữa, nên hạn chế gọi nhắc nợ vào đầu giờ, và cũng không nên gọi cho đối tác cuối giờ làm việc vì lúc đó họ đang mang tâm lý chuẩn bị tan làm, tâm trạng sẽ không được tốt, họ sẽ cố gắng trả lời cho xong, hay có thể cho họ trút cả sự bực dọc lên bạn.

Theo kinh nghiệm cho thấy, việc gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng sẽ có hiệu quả sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.

5. Sử dụng phần mềm có chức năng Quản lý công nợ:

Khi doanh nghiệp lớn mạnh, nên có công cụ theo dõi các công nợ phải thu hay công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp hơn.Khi có phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi các đối tác quá hạn, các khoản nợ đến kỳ phải thu. Dựa trên các báo cáo từ phần mềm để xây dựng một hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng công nợ. Lập ra các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ,…
Đối với các doanh nghiệp dịch vụ kế toán thì Aone có ngay phần mềm quản lý dành riêng cho các công ty trong lĩnh vực này, giúp các đối tác có thể quản lý công nợ, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, nhân viên hiểu việc, theo dõi các báo cáo trực quan,…

Tìm hiểu thêm về AService: Phần mềm quản lý riêng biệt dành cho Công ty Dịch vụ Kế Toán

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN NGHỆ AONE
Địa chỉ: 304/15 Tân Kỳ Tân Quý, Phường Sơn Kỳ,
Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: info@aonetek.vn
Hotline: 0922 909 898
Zalo: 0926.686.108
Website: https://aonetek.vn/
Youtube: https://www.youtube.com/c/AKeToan